КАК РАБОТАТЬ С ПРОГРАММОЙ

Установка программы

Установка версии 2.1
Установка версии 2.3 (обновление версии 2.1)
Установка версии 2.4 (обновление версии 2.1)
Установка версии 2.5 (обновление версии 2.1)
Подкаталоги программы

Ввод информации

Ввод информации о факультетах и кафедрах
Ввод информации о специальностях и дисциплинах
Ввод информации об учебном плане
Ввод данных по фонду литературы
Ввод данных по использованию книги

Выходные формы

Получение выходных форм и формирование запроса
Назначение отчетных форм

Сервисные функции

Перераспределение всех книг
Архивация базы данных
Восстановление базы данных из архива
Импорт информации о библиотечном фонде из текстовых файлов и экспорт информации о библиотечном фонде в текстовый файл
Изменение основного шрифта

Установка программы

Установка версии 2.1

1. Скачать заархивированный файл инсталляции.
2. Разархивировать этот файл.
3. Вызвать программу setup.exe.

Установка версии 2.3 (обновление версии 2.1)

Версия 2.3 автоматизированной картотеки книгообеспеченности реализована в виде обновления версии 2.1. Версии 2.1 и 2.3 полностью совместимы по данным, поэтому в любой момент можно перейти от версии 2.1 к версии 2.3 и обратно (от версии 2.3 к версии 2.1). Версия 2.3 отличается от версии 2.1 возможностью импорта информации о библиотечном фонде из текстовых файлов и экспорта в текстовый файл. Кроме того, улучшена внутренняя организация программы.
Версия 2.3 отличается от версии 2.2 тем, что справлены ошибки при работе в операционной системе Windows NT 4 и добавлена возможность экспорта учебного фонда в текстовый файл.

Для перехода от версии 2.1 к версии 2.3 необходимо:

1. Установить версию 2.1 (если она еще не установлена).
2. Сохранить файл Exlibris.exe версии 2.1 (для обратного перехода к версии 2.1).
3. Скачать файл обновления для версии 2.3.
4. Разархивировать этот файл.
5. Переписать файлы Exlibris.exe и key.dll в главный каталог программы (по умолчанию - C:\Program Files\Exlibris).

Установка версии 2.4 (обновление версии 2.1)

Версия 2.4 автоматизированной картотеки книгообеспеченности реализована в виде обновления версии 2.1. Версии 2.1, 2.3 и 2.4 полностью совместимы по данным
Версия 2.4 отличается от версии 2.3 возможностью получения выходных форм в форматах RTF и HTML. Кроме того, добавлена возможность дублирования информации о книге. На основании обобщения двухлетнего опыта работы улучшена система обработки ошибок.

Для перехода от версии 2.1 к версии 2.4 необходимо:

1. Установить версию 2.1 (если она еще не установлена).
2. Сохранить файл Exlibris.exe версии 2.1 (для обратного перехода к версии 2.1).
3. Скачать файл обновления для версии 2.4.
4. Разархивировать этот файл.
5. Переписать файлы Exlibris.exe, key.dll, insrt.htm, faq.htm и каталоги RPTPTN, TEMP в главный каталог программы (по умолчанию - C:\Program Files\Exlibris).

Для перехода от версии 2.3 к версии 2.4 необходимо:

1. Сохранить файл Exlibris.exe версии 2.3 (для обратного перехода к версии 2.3).
2. Скачать файл обновления для версии 2.4.
3. Разархивировать этот файл.
4. Переписать файлы Exlibris.exe, key.dll, insrt.htm, faq.htm и каталоги RPTPTN, TEMP в главный каталог программы (по умолчанию - C:\Program Files\Exlibris).

Установка версии 2.5 (обновление версии 2.1)

Версия 2.5 автоматизированной картотеки книгообеспеченности реализована в виде обновления версии 2.1. Версии 2.1-2.5 полностью совместимы по данным.
Версия 2.5 оптимизирована для работы в операционной системе Windows XP.

Для перехода от версии 2.1 к версии 2.5 необходимо:

1. Установить версию 2.1 (если она еще не установлена).
2. Сохранить файл Exlibris.exe версии 2.1 (для обратного перехода к версии 2.1).
3. Скачать файл обновления для версии 2.5.
4. Разархивировать этот файл.
5. Переписать файлы Exlibris.exe, key.dll, insrt.htm, faq.htm и каталоги RPTPTN, TEMP в главный каталог программы (по умолчанию - C:\Program Files\Exlibris).

Для перехода от версий 2.3 или 2.4 к версии 2.5 необходимо:

1. Сохранить файл Exlibris.exe версии 2.3 или 2.4 (для обратного перехода к версии 2.3 или 2.4).
2. Скачать файл обновления для версии 2.5.
3. Разархивировать этот файл.
4. Переписать файлы Exlibris.exe, key.dll, insrt.htm, faq.htm и каталоги RPTPTN, TEMP в главный каталог программы (по умолчанию - C:\Program Files\Exlibris).

Подкаталоги программы

Ввод информации

• Факультеты и специальности
• Кафедры и дисциплины
• Учебный план
• Фонд учебной литературы

Ввод информации о факультетах и кафедрах

1. В главном меню выбрать пункт "Каталоги".
2. В появившемся меню выбрать пункт "Факультеты и специальности" или "Кафедры и дисциплины".
3. Нажать клавишу Ins.
4. В появившемся прямоугольнике вписать название факультета или кафедры.
5. Нажать клавишу Enter.

Удаление информации осуществляется одновременным нажатием клавиш Ctrl и Del.
Для редактирования введенной информации нужно нажать клавишу F2.

Ввод информации о специальностях и дисциплинах

1. В главном меню выбрать пункт "Каталоги".
2. В появившемся меню выбрать пункт "Факультеты и специальности" или "Кафедры и дисциплины".
3. Щелчком мыши поместить курсор в название факультета или кафедры.
4. Нажать одновременно клавиши Ctrl Shift Ins.
5. В появившемся прямоугольнике вписать название специальности или дисциплины.
6. Нажать клавишу Enter.
7. При вводе информации по специальности необходимо ввести данные о количестве групп и студентов.

Удаление информации осуществляется одновременным нажатием клавиш Ctrl и Del.
Для редактирования введенной информации нужно нажать клавишу F2.

Ввод информации об учебном плане

Форма ввода "Учебный план" состоит из 2-х полей. В левом поле приведены названия кафедр и дисциплин, в правом - факультетов и специальностей. Названия дисциплин и специальностей появляются при раскрытии соответствующих кафедр или факультетов.
Смысл данной операции состоит в том, чтобы по каждой дисциплине проставить все специальности, для которых эта дисциплина читается.

Порядок ввода:

1. Раскрыть дисциплины по данной кафедре.
2. Выделить дисциплину, щелкнув мышью по её названию.
3. Раскрыть специальности по тому факультету, для которых читается данная дисциплина.
4. Выделить специальность, для которой читается данная дисциплина, щелкнув мышью по её названию.
5. Нажать клавишу Ins.

Для того, чтобы удалить специальность из учебного плана, необходимо в левом поле выделить эту специальность и нажать одновременно клавиши Ctrl и Del.

Раскрытие перечня дисциплин по кафедре или специальностей по факультетам производится двумя способами:

1. Щелчком мыши по расположенному справа от названия факультета или кафедры квадрату со знаком +. Последующим щелчком мыши осуществляется закрытие перечня.
2. Щелкнуть мышью по названию кафедры или факультета и нажать на клавиатуре клавишу с обозначением стрелки вправо. Нажатием клавиши с обозначением стрелки влево перечень закрывается.

Ввод данных по фонду литературы

1. В главной форме программы ("Авторы и названия книг") щелчком мыши поместить курсор в любую строку.
2. Нажать клавишу Ins.
3. Заполнить появившуюся форму "Ввод новой книги".
4. "Тип издания" выбирается из раскрывающегося списка. В списке появляются только сокращенные названия, полные названия можно посмотреть, выбрав в меню "Каталоги" -> "Типы публикации".
5. По заполнении формы нажать клавишу Enter.

При заполнении формы "Ввод новой книги" допускается оставлять незаполненными те поля, которые не используются в библиотеке. Тип издания нужно выбрать из раскрывающегося списка.

Удаление информации осуществляется одновременным нажатием клавиш Ctrl и Del.

Дублирование текущей книги существляется нажатием клавиши F5.

Редактирование (т.е. внесение изменений в ранее внесенные данные о книге):

1. В главной форме программы ("Авторы и названия книг") щелчком мыши выделить книгу, сведения о которой нуждаются в изменении.
2. Нажать клавишу F2.
3. Проставить необходимые данные в появившейся форме "Ввод новой книги".
4. По завершении ввода информации нажать клавишу Enter.

Красный цвет шрифта в форме "Авторы и названия книг" означает отсутствие информации о книге для её распределения.

Ввод данных по использованию книги

Ввод данных по использованию книги включает два этапа - ввод данных о применении и распределении книги.

Работа в окне "Применение".

1. В главном меню выбрать пункт "Использование".
2. В появившемся меню щелкнуть мышью по строке "Применение".
3. В правом окне выбрать кафедру, дисциплину и специальность, по которым используется данная книга.
4. Нажать клавишу Ins.
5. Выделить щелчком мыши в левом окне введенную специальность.
6. Нажать клавишу F2.
7. В окне "Семестры" указать семестры, в которых используется данная книга.
8. Нажать клавишу Enter.

Для удаления специальности из данных о применении книги нужно в левом поле выделить эту специальность и нажать одновременно клавиши Ctrl и Del.

Работа в окне "Распределение"

Распределение литературы производится автоматически. В случае необходимости распределение производится вручную, для чего необходимо:

1. Поместить курсор в соответствующую ячейку с количеством экземпляров.
2. Набрать на клавиатуре нужную цифру.
3. Нажать клавишу Enter.

Ручной ввод строго контролируется программой. При некорретном вводе предусматривается сообщение об ошибке.

В окне "Распределение" предусмотрено отображение информации с помощью различных цветов.

• синий цвет - означает, что распределение производилось вручную;
• красный цвет - означает, что данная книга распределяется для одного и того же контингента читателей по разным дисциплинам;
• зеленый цвет - означает 100-процентное обеспечение читателей распределяемой книгой.

Для отмены ручного распределения необходимо:

1. Щелкнуть правой кнопкой мыши в верхней части экрана в окне "Специальности".
2. Щелкнуть левой кнопкой мыши по соответствующей строке в появившимся меню.

Выходные формы

Получение выходных форм и формирование запроса

Получение выходных форм осуществляется двумя способами.

Первый способ

1. В главном меню выбрать пункт "Отчеты".
2. В появившемся меню щелкнуть мышью по строке, соответствующей запросу пользователя.
3. Заполнить поля окна "Параметры отчета". Щелчком мыши по иконке с изображением раскрытой папки открывается список, из которого (щелчком мыши) выбирается необходимая позиция. Щелчком мыши по иконке с пересекающимися диагоналевыми линиями выбранная позиция отменяется.
4. Нажать клавишу Enter.

При работе с формой "Обеспеченность учебной литературой по циклам дисциплин" предусмотрена возможность получения дополнительных данных о коэффициенте книгоообеспеченности за любой период. Для этого в окне "Параметры отчета" в соответствующих полях необходимо задать начальный и конечный годы.

Второй способ

1. В главном меню выбрать пункт "Фильтр".
2. В появившемся меню щелкнуть мышью по строке "Изменить".
3. В окне "Изменение фильтра" задать параметры фильрта.
4. Нажать клавишу "Применить".
5. В главном меню выбрать пункт "Отчеты".
6. В появившемся меню щелкнуть мышью по строке "Текущий список" или "Книгообеспеченность для текущего списка".

Назначение отчетных форм

• Текущий список - формирует список учебной литературы в соотствии с заданными через команду "Фильтр" параметрами поиска. Количественных показателей список не содержит.
• Карточка книги - содержит сводные данные распределения книги.
• Форма "Обеспеченность учебной литературой по кафедре" - предназначена для ознакомления кафедр с имеющейся по их профилю учебной литературой. Коэффициент книгоообеспеченности в данной форме не выводится, но может быть получен путем использования команды "Фильтр".
• Форма "Обеспеченность учебной литературой по специальности" - содержит расчет и анализ обеспеченности студентов по специальностям. Расчет производится, исходя из количества литературы, выделенной на данную специальность.
• Форма "Обеспеченность учебной литературой по циклам дисциплин" - содержит расчет коэффициента книгоообеспеченности по циклам дисциплин и типам изданий по данному циклу.
• Форма "Выдача литературы" - формирует списки подлежащей выдаче учебной литературы по специальностям и курсам.

Сервисные функции

Перераспределение всех книг

Перераспределение всех книг осуществляется автоматически при изменении исходных данных. При этом происходит проверка целостности базы данных. Рекомендуется вызывать функцию "Перераспределение всех книг" только при сбое в нормальной работе программы (выключение питания компьютера, ошибка операционной системы и т.д.).

Для вызова этой функции нужно в главном меню выбрать пункт "Сервис". В появившемся меню выбрать пункт "Перераспределение всех книг".

Архивация базы данных

Для того, чтобы минимизировать потери информации при сбоях в работе компьютера, рекомендуется архивировать базу данных как можно чаще.

1. В главном меню выбрать пункт "Сервис". В появившемся меню выбрать пункт "Архивировать базу данных".
2. Выбрать каталог, куда будет записан архив, и указать имя архива. По умолчанию архив записывается в подкаталог Arc главного каталога программы Exlibris.

Восстановление базы данных из архива

1. В главном меню выбрать пункт "Сервис". В появившемся меню выбрать пункт "Восстановить из архива".
2. Выбрать каталог, в котором находится файл архива, и указать имя архива. По умолчанию файлы архивов находятся в подкаталоге Arc главного каталога программы Exlibris.

Импорт информации о библиотечном фонде из текстовых файлов

Каждая книга описывается следующими строками в текстовом файле:

1. Авторы (строка символов, максимальная длина - 100)
2. Название (строка символов, максимальная длина - 150)
3. Место издания (строка символов, максимальная длина - 50)
4. Издательство (строка символов, максимальная длина - 50)
5. Год издания (целое число)
6. Количество страниц (целое число)
7. УДК/ББК - код (строка символов, максимальная длина - 20)
8. УДК/ББК - авторский знак (строка символов, максимальная длина - 20)
9. Адрес книги (строка символов, максимальная длина - 100)
10. Количество экземпляров (целое число)
11. Тип издания (целое число)
12. Строка "Конец записи" (любая информация, не анализируется компьютером)

1 - Внутривузовские издания
2 - Невнутривузовские издания, без грифа
3 - Невнутривузовские издания с грифом МО
4 - Невнутривузовские издания с грифом УМО

Все остальные значения игнорируются программой.

Для импорта информации нужно:

1. В главном меню выбрать пункт "Сервис". В появившемся меню выбрать пункт "Импорт".
2. Выбрать каталог, в котором находится тестовый файл, и указать имя файла. По умолчанию файлы находятся в подкаталоге Arc главного каталога программы Exlibris.

Для экспорта информации нужно:

1. В главном меню выбрать пункт "Сервис". В появившемся меню выбрать пункт "Экспорт".
2. Выбрать каталог, в который будет записан тестовый файл, и указать имя файла. По умолчанию файлы записываются в подкаталог Arc главного каталога программы Exlibris.

Изменение основного шрифта

Некоторые видеокарты некорректно отображают информацию во время редактирования. Например, вводимые символы могут вставляться не в позиции курсора, а в другом месте редактируемой строки. В этом случае нужно установить "обычный" (а не "жирный") основной шрифт программы.